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Innoloft & Euroforum Startup des Monats Juli: Vaira UG

16.06.2021EnergieSoftware-as-a-Service-Plattform, Vaira Vaira: Prozesse digital denken

Hausanschlussdokumentation – das ist ein sehr vielschichtiger Prozess: Kunden-Onboarding, Auftragserstellung, Disposition, Vermessung und die gesamte Dokumentation. Digitalisierung kann dabei helfen, Ordnung und Effizienz in diesen Prozess zu bringen. Genau damit beschäftigt sich unser Startup Vaira. Mit ihrer Plattform kann die Hausanschlussdokumentation automatisiert und digitalisiert stattfinden. Wir haben mit CMO Dennis Bienkowski über die Lösung von Vaira gesprochen.

Hallo Dennis! Danke, dass du dir heute Zeit für uns nimmst. Lass uns direkt starten: Wer seid ihr bei Vaira?
Wir sind ein Team aus derzeit 13 Paderborner*innen unterschiedlicher Fachrichtungen, die die Prozesse, Dokumentations- und Vermessungsarbeiten von Netzbetreibern, Stadtwerken und Baudienstleistern digital transformieren und ihre Arbeit vereinfachen.

Wie kann man sich das vorstellen?
Vaira ist eine Software-as-a-Service-Plattform, die aus einer Web-Anwendung (Vaira Office) und einer Smartphone-App (Android/iOS) besteht. Im Zusammenspiel dieser beiden Lösungen können wir alle Prozessschritte vom Haushaltskunden über die Baudokumentation bis zur Abrechnung digital auf einer zentralen Plattform abbilden.

Das Vaira Office ist für Büroarbeiten entworfen. Netzbetreiber, Stadtwerke und Baudienstleister können hier miteinander per Chat kommunizieren, Aufträge erstellen und disponieren, Nutzerinnen und Nutzer verwalten und die Fortschritte von Aufträgen überblicken. Über den integrierten Workflow-Builder lassen sich ganze Prozessketten ohne große Programmierkenntnisse designen, um später Instanziierungen nur noch anstoßen zu müssen, die dann vollautomatisch ablaufen. Über ein Benachrichtigungssystem sind die Prozessbeteiligten auf dem neusten Stand und jederzeit aussagefähig über den Status ihrer Aufträge.

In Echtzeit werden alle Daten zwischen dem Vaira Office und der Vaira App ausgetauscht. Ein Monteur im Feld erhält direkt eine Nachricht, sobald ihm ein neuer Auftrag zugewiesen wurde. In seiner Auftragsliste kann er dann einen Auftrag auswählen und abarbeiten. Darüber hinaus kann er hier vorgefertigte Formulare komplett digital ausfüllen, Vermessungen nur mit seinem Smartphone per Augmented Reality vornehmen – ganz ohne weitere Hardware wie z.B. GPS-Antenne –, Spleissungen dokumentieren, Rohrfolgelisten bestücken, Bauteile referenzieren, Fotos aufnehmen und vieles mehr. Alle erhobenen Daten liegen direkt als digitale Datensätze vor und werden mit allen berechtigten Prozessteilnehmern sekundenschnell geteilt.

Vaira verfolgt dabei drei Prinzipien: Modularität, Generalisierung und Nutzerfreundlichkeit. Unsere Plattform ist so gebaut, dass die Prozessbeteiligten nur die Features nutzen müssen, die sie für die Erledigung ihrer Aufträge benötigen. Über die Schnittstelle lässt sich Vaira flexibel an andere ERP-, SAP- und GIS-Systeme anschließen, sodass ein reibungsloser Datenaustausch gewährleistet werden kann. Außerdem ermöglicht uns die Modularität, Vaira einfach um weitere Features zu erweitern. Statt einer individuellen Software-Lösung für einzelne Akteure geben wir den Nutzern die Möglichkeit, ihre Anforderungen flexibel und einfach abzubilden. Wir geben eine Art Baukasten an die Hand, in dem intuitiv die eigenen Aufträge und Prozesse abgebildet werden können; denn die Akzeptanz des digitalen Wandels steht und fällt mit der Handhabbarkeit und Nutzerfreundlichkeit von Softwarelösungen.

Das klingt nach einer sehr umfangreichen Lösung. Welche Funktionen lassen euch von euren Konkurrenten abheben?
Vaira bietet durch die Echtzeitsynchronität die Möglichkeit, sämtliche Prozessschritte zu überspringen, die mit der Übermittlung von Daten zu tun haben. Da alle Daten digital gesammelt werden, entfallen auch alle Prozessschritte, die das Scannen, Drucken, Faxen, Postsenden oder händische Übertragen in die eigenen ERP-, SAP- oder GIS-Systeme umfassen. Damit können Fehler erheblich reduziert werden, die bei der manuellen Übertragung von Papier in die Systeme häufig vorkommen. Die Aufträge sind durchsuch- und filterbar, Prozess-Akteure können direkt über die Plattform kommunizieren und sich Aufgaben zuweisen. Der Fortschritt von Aufträgen lässt sich live verfolgen und Prioritäten lassen sich auch im Nachgang schnell kommunizieren. Features wie ein Reporting-Modul generieren vollautomatische Berichte, die heute zum Teil noch allabendlich per Tabellenprogramm angefertigt werden.

Die innovative Vermessungskomponente befähigt Monteure, die Vermessung schnell und qualitativ hochwertig vorzunehmen und befreit sie von lästiger Büroarbeit nach Feierabend auf der Baustelle. Formular-Feldern können automatische Plausibilitätschecks und Pflichtfelder hinterlegt werden, die die Qualität und Vollständigkeit der Dokumentation durch Monteure schon während des Dokumentierens drastisch steigern.

Vaira umgeht überflüssige Prozessschritte, senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit, hebt die Datenqualität und beschleunigt den Prozess insgesamt. Weniger Zeit, weniger Kosten, mehr Überblick.

Der Ansatz, die Baustelle und deren Dokumentation vom Haushaltskunden bis zur Abrechnung als Prozess zu denken und eine entsprechende Gesamtlösung anzubieten, bildet dabei ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal von Vaira. Die Plattform dient nicht nur einem einzelnen Prozessbeteiligten, sondern verbindet alle Akteure und befähigt zu einem reibungslosen Daten- und Arbeitsaustausch. Auf diese Weise kann die Baustellendokumentation erstmals konsequent digital vollzogen werden – inklusiver innovativer Vermessungskomponente, die jeden Menschen dazu befähigt, eine qualitativ hochwertige Vermessung vorzunehmen.

Wie habt ihr daraus ein erfolgreiches Geschäftsmodell aufgebaut?
Derzeit finanzieren wir uns über größere Projektgeschäfte, die direkt auf das Endprodukt einzahlen. Hinzu kommen finanzierte Teststellungen und erste Lizenzkunden der ersten Grundversion: Vaira Basic. Diese laufen dann über das Software-as-a-Service-Prinzip (kurz: SaaS) – Vaira wird also nicht gekauft, sondern eine Lizenz für die Plattform erworben. Je nach gewünschtem Feature-Umfang werden die Preise für Aufträge, Prozess-Instanziierungen und Nutzer*innen automatisch angepasst.

Im SaaS-Modell inbegriffen sind – im Vergleich zu gekaufter Software – auch Support-, Wartungs- und Aktualisierungsservices. Anders als gekaufte Programme veraltet Vaira nicht, sondern wird kontinuierlich weiterentwickelt. Es kommen stetig neue Funktionen hinzu, die flexibel in die eigene Lizenz implementiert werden können. Auch die User Experience wird laufend verbessert und die eigene Software bleibt nicht plötzlich in Look und Feeling der 1990er Jahre stehen, wie es gerne bei Büroanwendungen passiert.

Du hast eben schon kurz potentielle Kunden erwähnt, könntest du nochmal genauer auf eure Zielgruppe eingehen?
Unsere Zielgruppe sind aktuell Netzbetreiber, Stadtwerke und Baudienstleister inklusive Vermessungsbüros mit dem Use Case des Hausanschluss-Prozesses. Pro Jahr gibt es allein in Deutschland rund 500.000 neue Hausanschlüsse, 700.000 FTTH-Anschlüsse, 150.000 Havarie- und 25.000 Rückbau-Aufträge. Bestandsgebäude bringen weitere 100.000 Anschlüsse ein. Alle müssen dabei im Normalfall dokumentiert und in diesem Zuge auch vermessen werden.

Theoretisch lässt sich mit Vaira aber auch jeder andere Prozess abbilden. Öffentlich Behörden und kommunale Verwaltungen wie Katasterämter, Polizei und Feuerwehr oder auch die Forstwirtschaft haben bereits Interesse an Vaira gezeigt. Gemeinsam mit dem Katasteramt Paderborn streben wir die Durchführung eines Förderprojekts an. Durch die Entwicklung eines Bausteins zur Spleissungsdokumentation konnten wir auch Telekommunikationsanbieter im Speziellen auf uns aufmerksam machen. Dementsprechend groß ist auch die mögliche Zielgruppe für unsere Plattform.

Unser Fokus liegt derzeit noch auf dem deutschen Markt. Über Messen haben wir allerdings bereits Kontakte in die Niederlande, nach Belgien, Frankreich, Österreich und in die Schweiz knüpfen können. Durch Partnerschaften und Projekte mit großen internationalen Unternehmen wie Veolia mit Hauptsitz in Frankreich oder global agierenden Unternehmen wie dem führenden Fittings- und Leitungssystem-Hersteller Georg Fischer spannen wir unser Netzwerk aber auch über die Landesgrenzen hinaus auf.

Aktuell vertreibt ihr eine Grundversion euer Lösung. Wohin soll die Reise mit Vaira mal gehen und welche Erfolge konntet ihr schon feiern?
Genau, seit Mitte dieses Jahres bieten wir mit “Vaira Basic” die erste Grundversion unserer App zum Testen und für die produktive Nutzung an. Mit Vaira Basic lässt sich auftragsbasiert bereits die komplette Dokumentation auf der Baustelle vornehmen. Auch das Vaira Office ist in seinen Grundfunktionen vollständig nutzbar und entwickelt sich kontinuierlich weiter.

Im Hintergrund arbeiten wir bereits seit einiger Zeit an einem großen Upgrade für die App und die Web-Anwendung, durch das die Logik hinter Vaira vollständig auf Prozessabläufe ausgerichtet wird. Das Upgrade wird nahtlos und ohne Zusatzkosten an alle Lizenzkunden in den jeweiligen App-Stores ausgerollt – ganz nach dem Prinzip von Software-as-a-Service. Das Vaira Office wird stetig weiterentwickelt und alle Neuerungen lassen sich direkt einsehen.

Wir entwickeln Vaira derzeit auf Basis eines Projekts unter anderem zusammen mit dem Stadtwerkeverbund Thüga, der deutschen Tochter des französischen Konzerns Veolia und den Stadtwerken Braunschweig. Diese Kooperation entstand durch unseren unsere Teilnahme und unseren Sieg beim U-Start-Wettbewerb im März 2020, der von den genannten Unternehmen veranstaltet wurde. Durch unsere Kooperation mit dem global agierenden Fittings- und Rohrleitungssystem-Anbieter Georg Fischer können wir unsere Anwendung in Aspekten wie der Bauteil- und Schweißdatenerfassung auf eine neue Stufe heben. Seit diesem Herbst ist außerdem die EWE AG an Vaira beteiligt, was uns einen besseren Zugang und besseren Einblick in den Markt ermöglicht. Darüber hinaus arbeiten wir seit Anfang des Jahres projektbasiert mit einem großen Netzbetreiber zusammen, um den Plattform-Ansatz weiter auszubauen. 

Zunehmend werden Netzbetreiber, Stadtwerke und Baudienstleister auch durch Empfehlungen oder die Web-Suche nach digitalen Lösungen auf uns aufmerksam. Es werden Teststellungen angefragt und auch produktive Nutzungen von Vaira sind bereits in der Pipeline. Gerade in diesem ungewöhnlichen und schwierigen Jahr haben wir gemerkt, dass das Interesse an der Prozess-Digitalisierung stark zugenommen hat. Die Branche ist bereit dazu, die bisherigen Prozesse durch eine weitreichende digitale Transformation zu optimieren – und dabei helfen wir sehr gerne.

Dennis, vielen Dank für das spannende Interview! Wir wünschen euch weiterhin noch viel Erfolg. Wir sind uns sicher, dass wir noch einiges von euch hören werden.

Wer mehr über Vaira erfahren möchte, kann sich hier auf ihrem Innoloft Profil umschauen:


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